Cari Tahu Cara Pembuatan SOP Perusahaan Untuk Penanganan Komplain Disini!


Setiap perusahaan yang bergerak di bidang jasa ataupun produk pastilah akrab konsumen yang sering melakukan komplain. Dalam penanganannya, setiap perusahaan haruslah tetap ramah dan memberikan solusi pada setiap masalah yang dihadapi pelanggan agar tidak merusak citra perusahaan. Untuk itu, SOP adalah sebuah standar yang dipakai perusahaan untuk menangani komplain dari pelanggan. Berikut akan diulas bagaimana cara membuatnya.

Cara Menyusun SOP Perusahaan Yang Digunkaan Untuk Mengangani Komplain

1. Elemen Utama Penyusunan apa itu SOP Penanganan Komplain
Hal pertama yang harus anda tulis untuk membuat SOP ini adalah mengenai tujuan. Tujuan dibuatnya SOP untuk menangani komplain adalah untuk menjelaskan bagaimana laporan keluhan dari pelanggan agar bisa ditangani dengan cepat. Selain itu, dalam penyusunannya dibutuhkan alat atau bahan berupa laporan hasil pemeriksaan serta karyawan yang ditunjuk sebagai kualifikasi personil agar dapat menangani komplai dengan baik nantinya. 

2. Prosedur dan Laporan
Dalam penyusunan untuk menangani komplain, dalam membuat SOP adalah melalui sumber komplain dan keluhan. Disini semua keluhan dan komplain yang berasal dari konsumen ataupun berbagai pihak lain yang berasal dari perusahaan akan dikumpul. Kemudian, anda diharuskan untuk mencatat semua sumber keluhan tersebut. Anda bisa mencatatnya secara lengkap meliputi nama, alamat dan keluhan pelanggan yang disampaikan.
Untuk format penulisan laporannya, anda bisa dengan mencantumkan semua keluhan dan laporan tersebut disampaikan secara tertulis ataupun lisan melalui karyawan atau langsung melalui bagian yang terkait seperti gudang, pengiriman dan pemasaran. Selanjutnya, anda juga perlu melaporkan kejadian yang serius dalam waktu kurang dari 24 jam. Hal tersebut harus dilaporkan sesegera mungkin dan disampaikan dengan atau tanpa contoh produk.

3. Penanganan Keluhan dan Laporan
Penanganan keluhan dan laporan untuk membuat SOP adalah dengan mengklasifikasikan  keluhan dan laporan berdasarkan jenisnya. Seperti yang berhubungan dengan mutunya, pelayanan pengiriman dan penjualannya. Serta keluhan dan laporan dari pelanggan tentunya harus ditangani oleh bagian yang bersangkutan. Seperti, di bagian pemasaran, penjualan dan gudang.
Dengan menangani keluhan dan laporan dengan baik, maka tentu saja hal ini akan  dapat menjaga citra perusahaan. Karena nantinya para konsumen akan semakin percaya dan sadar akan produk yang dipasarkan. Selain itu, setelah melakukan pencatatan terhadap komplain maka bagian terkait akan segera mengirim laporan berserta contoh produk ke bagian manajemen atau logistik.

4. Tindak Lanjut Penanganan Komplain
Setelah semua laporan diserahkan, maka selanjutnya yaitu menindak lanjuti hasil penelitian dari bagian manajemen mutu. Hal tersebut berguna agar terjadi pembahasan bersama dengan divisi pemasaran dan bagian penjualan serta bagian gudang dan logistik. Dengan adanya pembahasan ini, diharapkan perusahaan anda akan lebih manpu untuk menangani komplain dengan baik.
 Setelah itu, format penulisan SOP adalah dengan menjawab semua keluhan dan mengambil tindakan pencegahan atau pengamanan lain agar hal tersebut tidak terjadi lagi dengan konsumen yang lain. Tentunya hal ini digunkan agar perusahaan mampu memperbaiki proses distribusi dan bila perlu akan diadakan penarikan produk kembali. Terakhir, anda bisa mendokumentasikan semua keluhan dan menyimpan semua laporan tersebut dengan baik.

SOP penanganan komplain terseut adalah dokumen prosedur yang menjadi pedoman pelaksanaan penangan komplain dengan pelanggan agar perusahaan nantinya dapat menangani komplain dari pelanggan dengan baik di kemudian harinya. Layanan ini merupakan salah satu jenis pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Tentunya hal ini akan berpengaruh baik terhadap penjualan jika sebuah perusahaan dapat menangani komplain dengan baik.

0 Response to "Cari Tahu Cara Pembuatan SOP Perusahaan Untuk Penanganan Komplain Disini!"

Posting Komentar